Le télésecrétariat émerge ces dernières années. Entre une tonne de paperasse qui s’accumule et moins de temps à y consacrer, de nombreux dirigeants d’entreprise se tournent vers le secrétariat à distance. La crise sanitaire a davantage renforcé ce besoin. Professionnel de santé, artisan ou commerçant ? Quel que soit votre domaine d’activité, le secrétariat à distance reste une solution avantageuse.
Le secrétariat à distance, c’est quoi ?
Le télésecrétariat consiste à proposer des services de secrétariat à distance pour une entreprise. Il peut s’agir d’un cabinet médical, d’un e-commerce ou tout autre domaine. En fonction du type d’activité de son client, le secrétaire à distance s’occupe des tâches administratives, comptables, juridiques, commerciales et médicales.
Comment fonctionne le secrétariat à distance ?
Si vous choisissez d’externaliser votre secrétariat, deux options s’offrent à vous. Vous pouvez faire appel à une agence de télésecrétariat comme celle que vous retrouvez sur ab-services.com et qui vous guidera dans votre découverte du secrétariat à distance. Il est également possible d’opter pour un centre d’appels qui propose du secrétariat à distance, dans certains secteurs comme le milieu médical.
Dans les deux cas, vous bénéficierez de l’expertise d’un secrétaire à distance formé pour ce travail.
Quels sont les services proposés par un télésecrétaire ?
Pour répondre à toutes les demandes, les télésecrétaires proposent un large panel de services.
La permanence téléphonique
Une entreprise doit assurer une permanence téléphonique pour ne pas manquer un appel venant d’un potentiel client. Le secrétaire à distance s’occupe de la réception et du traitement des appels en votre nom. Il prend également en charge l’élaboration de votre agenda en veillant à bien noter tous vos rendez-vous.
Les cabinets médicaux, en particulier, utilisent une permanence téléphonique pour développer leurs activités. Surtout, cela leur permet de créer des liens avec leurs patients et leurs clients. Si le cabinet a peu d’effectifs ou si le médecin gère seul son cabinet, celui-ci se doit d’externaliser la permanence téléphonique.
Les procédures administratives
Le secrétaire s’occupe de toutes les démarches administratives de votre entreprise. Il déclare vos revenus, renouvelle vos papiers d’identité, envoie vos dossiers papier ou en ligne…
Actuellement, la dématérialisation facilite la gestion de nombreuses procédures administratives. Il reste néanmoins des démarches qui nécessitent l’apport de dossiers en papiers à l’administration. Tout cela requiert des compétences en Droit et de règles administratives.
La gestion du courrier
La gestion du courrier nécessite le traitement quotidien d’un volume important de courrier. Vous devez faire le tri, les archiver, rédiger en retour des réponses… Toutes ces tâches peuvent être chronophages. Le secrétaire à distance s’occupe de votre courrier entrant et sortant, vous garantissant ainsi une bonne organisation administrative.
La saisie de données
Le secrétaire se charge de la saisie de vos données. La saisie peut se faire manuellement ou de façon automatique, sur un papier ou sur un ordinateur. Vous recevrez des documents prêts à utiliser contenant toutes les données importantes.
Pourquoi recourir aux services d’un secrétaire à distance ?
Le gain de temps est sans aucun doute la principale raison de faire appel à un secrétaire à distance. Il s’occupe à votre place de toutes les tâches administratives chronophages de votre cabinet médical ou de votre entreprise. Plus important encore, vous pouvez vous concentrer entièrement sur votre métier sans pour autant être débordé par les nombreuses tâches administratives. La prestation est flexible avec des frais qui ne sont pas fixes. Aussi, vous bénéficiez d’un service sur mesure qui s’adapte totalement à vos besoins.
