Les impayés constituent de réels goulots d’étranglement pour les entreprises. Il est plusieurs fois déjà arrivé qu’une entreprise soit obligée de fermer pour cette raison. C’est pourquoi de plus en plus de factors voient le jour afin de sauver les PME et TPE de la faillite. Mais concrètement, quelles sont les missions d’un factor ?
Un factor : qu’est-ce que c’est ?
Le mot factor est employé pour désigner un établissement spécialisé offrant des services d’affacturage, c’est-à-dire un affactureur. Quant à l’affacturage, encore appelé factoring (anglicisme), c’est une technique de financement et de recouvrement de créances. Elle permet aux PME et TPE notamment de disposer dans un bref délai de l’argent de leurs factures ou créances clients.
En d’autres termes, avant même l’échéance, l’entreprise parvient à obtenir un financement anticipé. Le factoring constitue en cela un procédé d’externalisation de tâches administratives, une garantie contre les impayés et un moyen de financement à court terme.
Le rôle du factor
Le factor a pour rôle de vous avancer le règlement puis de s’occuper des procédures liées aux factures et créances : faire le suivi, relancer au besoin le client, recouvrer les fonds y compris endosser la responsabilité au cas où il y aurait des impayés. Pour cela, l’affactureur a certaines missions clés.
Surveiller votre situation financière
Compte tenu du risque lié au transfert de créances, le factor pourrait réaliser une étude qui lui permet de s’enquérir de votre situation financière. Ceci consisterait donc à jeter un œil à vos bilans des trois dernières années, ainsi que vos statuts sociaux. Vous devriez aussi leur faire part, de manière détaillée, de vos difficultés de recouvrement.
Auditer les clients
Il s’agira ici pour le factor d’effectuer un audit des clients dont il aura en charge les factures afin de connaître leur statut et étudier les risques d’insolvabilité.
Définir une stratégie de recouvrement personnalisée
En se basant sur les données de l’audit, le factor définira un plafond de créances pour chacun de vos clients. Vous avez donc l’obligation de tenir ces derniers informés du transfert de leurs factures à un affactureur. Veillez également à faire parvenir à celui-ci une copie des factures en précisant clairement les conditions de paiement convenues initialement.
Constituer un fonds de garantie pour les impayés
Le risque que votre client finisse par s’abstenir de payer n’est pas nul. Ceci pourrait être dû à une mauvaise foi ou simplement une impossibilité liée à des difficultés économiques (défaillance). Pour se prémunir de ce risque, le factor constitue donc pour vous chez lui, un fonds de garantie en retenant de côté chaque mois, un montant proportionnel à vos entrées.
C’est aussi pour cette raison que nous vous conseillons de souscrire à une assurance crédit lorsque vous souhaitez contracter auprès d’un factor. Ainsi, votre assureur sera celui qui prendra en charge vos impayés.
Que gagne le factor ?
En contrepartie de ses services, le factor reçoit de l’entreprise une rémunération qui peut être de deux ordres : la commission d’affacturage qui rémunère le service de recouvrement (à prélever à chaque transaction) et la commission de financement qui rémunère l’avance sur trésorerie (sous forme d’agios calculés sur le solde du compte client).
