Si vous souhaitez organiser un séminaire d’entreprise, sachez que c’est un évènement qui ne s’improvise pas. Pour une organisation parfaite, plusieurs volets doivent être pensés à l’avance. La date, le lieu, le nombre de participants… Ce sont entre autres des facteurs qu’il faudra considérer. Cependant, ces modalités ne sont pas les seules.
De fait, l’organisation d’un séminaire nécessite une logistique informatique de qualité. Après le lieu, la disponibilité du matériel informatique est le second critère que vous devez considérer pour organiser votre séminaire. C’est donc un aspect sur lequel il ne faut pas lésiner. L’idéal serait de louer un matériel informatique moderne et performant, pour avoir l’assurance qu’il ne vous lâche pas. Pourquoi louer ses équipements informatiques ? Quels autres aspects entrent en ligne de compte pour un séminaire réussi ?
Pourquoi louer son matériel informatique pour un séminaire ?
Si nous vous conseillons de louer votre matériel informatique, c’est pour plusieurs raisons.
Le risque d’avoir un matériel qui ne fonctionne pas
Pour l’organisation de votre séminaire d’entreprise, vous avez la possibilité d’utiliser votre propre matériel informatique. Cependant, cette option n’est pas sans risque. Nous supposons que vous n’organisez pas des séminaires aussi fréquemment, par conséquent, votre matériel informatique est certainement rarement utilisé pour de tels événements. La possibilité d’un mauvais fonctionnement le jour du séminaire n’est donc pas à exclure.
Peut-être qu’à force de ne pas être utilisé, votre matériel informatique a subi les affres du temps. De plus, les besoins en logistique informatique dans le cadre d’un séminaire sont grands. Entre écrans, smartphones, vidéoprojecteur, caméras, appareils photo, drones, ordinateurs et autres, il est aussi possible que vous ne disposiez pas des équipements nécessaires pour une couverture efficace du séminaire. La solution la plus sûre dans ces conditions est la location de votre matériel informatique.
Les avantages de la location de matériel informatique
Auprès de professionnels comme neoloc.fr, vous pouvez louer votre matériel informatique et organiser votre séminaire d’entreprise dans les meilleures conditions. Cette option revêt de nombreux atouts. Avec un professionnel de la location de matériel informatique et audiovisuel, vous avez à disposition toute une gamme d’équipements modernes et de qualité.
Des écrans aux ordinateurs portables en passant par les tablettes et autres, ce sont des appareils modernes à la pointe de la technologie qui seront mis à votre disposition. Il en est de même pour les équipements audiovisuels comme les vidéoprojecteurs et les murs écran. Ces spécialistes de la location de matériel informatique ont pour habitude de renouveler et de mettre régulièrement à jour leur parc informatique, afin de vous proposer le meilleur en termes de technologie.
Pour un séminaire réussi, où les participants seront réellement immergés, la location de matériel informatique reste l’alternative à privilégier. Avec cette solution, pas de risque de dysfonctionnement du matériel, puisque la qualité sera au rendez-vous. En plus de faire votre choix au sein d’une gamme étendue d’appareils, vous bénéficiez également de tarifs très abordables.
Par ailleurs, et c’est là l’un des atouts les plus importants de cette option, le matériel informatique est paramétré sur mesure afin de répondre parfaitement aux besoins de votre séminaire. Si nécessaire, des applicatifs packagés seront développés pour l’occasion. La priorité de ces professionnels est que votre séminaire se déroule dans les meilleures conditions avec des équipements informatiques au diapason des nouvelles technologies.
Des applications spécifiques peuvent également être conçues pour l’occasion (application d’émargement, application géo-plan, application chat, application Média Présenter, application de traduction simultanée, etc.). De plus, votre professionnel de la location de matériel informatique vous propose un accompagnement sur mesure tout le long du séminaire.
Quels sont les autres aspects de l’organisation ?
Comme nous le disions, l’organisation d’un séminaire tient compte de nombreux paramètres.
Définir les objectifs du séminaire, les participants et le budget
Quels sont les objectifs du séminaire ? C’est une question que vous devez vous poser avant tout. S’agit-il de récompenser vos équipes ? De lancer un nouveau produit ? De célébrer la fin de l’année ? Autant d’interrogations dont les réponses vous permettront de mieux organiser votre séminaire. À certains égards, il convient aussi de tenir compte ici de la nature même du séminaire (séminaire de formation, de direction, de motivation ou commercial).
Une fois les objectifs définis, il faut maintenant penser aux participants et notamment au nombre de personnes présentes lors de l’événement. C’est en considérant ce facteur que vous choisirez le lieu où le séminaire va se dérouler. Ces deux aspects vous éclaireront quant au budget que vous pouvez mobiliser pour l’événement. Le budget doit également tenir compte de la location de matériel informatique, de la rémunération des hôtesses ou de l’agence d’évènementiel qui sera sollicitée pour l’occasion. Si vous prévoyez un cocktail ou un buffet, il doit aussi être pris en compte dans le budget.
Choisir le lieu du séminaire
En fonction du nombre de participants, vous allez maintenant choisir le lieu où le séminaire doit se tenir. Point n’est besoin de rappeler la nécessité de louer des locaux spacieux où les participants seront confortablement installés et entièrement à leur aise. Aussi, il importe que le matériel informatique que vous allez louer puisse être entièrement installé dans ces locaux.
Pour cela, vous devez vous assurer de la qualité des installations électriques, de la disponibilité d’une source de courant relais, etc. En dehors de ces aspects, il paraît également judicieux que le lieu du séminaire soit accessible à tous les participants et proposent diverses commodités. À noter que le choix du lieu se fera aussi selon le type de séminaire et le profil des participants.
Communiquer autour de l’événement et en élaborer le planning
Un plan de communication efficace doit être mis en place afin que la date et le lieu de l’événement soient connus de tous. Peu importe qu’il s’agisse d’un séminaire à l’endroit de vos collaborateurs, de vos partenaires ou d’autres profils de personne, la communication est un axe important sur lequel vous devez travailler. D’elle dépendra la présence effective des participants que vous espérez. Une communication s’impose également après l’événement.
Vous n’êtes pas sans savoir qu’une bonne stratégie de communication implique que les invitations parviennent à temps aux invités. Si besoin, informez également les participants du dress code prévu pour l’occasion pour qu’ils soient tous à leur aise. Dans certains cas, les invitations peuvent intégrer le planning de l’événement. De même, vous pouvez le mettre à leur disposition dès le début du séminaire. Il est bien d’autres aspects à prendre en compte pour que votre séminaire soit une totale réussite. Nous vous conseillons notamment de mettre en place un comité d’organisation.
