Le workflow est une méthode et un outil de gestion pour arriver au bout d’un objectif, d’une tâche, d’une liste de tâches, d’un projet ou d’une campagne. Il existe de très simples workflows, comme la liste de tâches, d’autres présentent un fonctionnement bien plus sophistiqué et nécessitent l’utilisation de plateformes ou de logiciels spécifiques.
Le concept du workflow pour améliorer la productivité
Le workflow est un processus, divisé en plusieurs étapes, et visant à compléter une tâche. Passer par toutes ces étapes est obligatoire pour compléter une tâche, elle-même menant à un objectif final. De façon inconsciente, notre quotidien est rythmé par des workflows, aussi bien au niveau personnel que professionnel.
De manière générale, on distingue le workflow ad hoc, un modèle dynamique et collaboratif, du workflow procédural. Dans ce dernier cas, les décisions de routage se font indépendamment de l’utilisateur. Le type de workflow le plus simple et le plus courant est la traditionnelle liste de tâches avec état (à faire, en cours, terminé). Certaines entreprises spécialisées, telles que SER Groupe, proposent des solutions de workflows sécurisées ou adaptées au cas par cas.
Les workflows Scrum et Agile divisent chaque tâche en sous-tâches individuelles, avec un ordre de priorité et en les assignant à un collaborateur. Agile consiste en la méthodologie ou la méthode de gestion de projet, tandis que Scrum est le framework ou l’infrastructure logicielle utilisée à ces fins. Quand les deux sont combinés, les tâches sont divisées en périodes appelées « sprints ». Ces sprints sont d’abord réunis dans le backlog – un genre de liste d’attente – et sont dispatchés au fil de l’eau.
Des solutions automatisées existent, pour que la force de travail se concentre uniquement sur l’essentiel. Cela permettra aussi d’améliorer vos stratégies au niveau du marketing digital par exemple. Il s’agit de la gestion des flux de travail des demandes entrantes. Les tâches sont gérées par un système de ticket. Leur description permet de les diriger vers le département concerné (facturation, leads, etc.) de manière automatique. La mise en place de ces processus demande souvent une formation pour améliorer ses compétences numériques.
Comment faciliter le workflow ?
Une plateforme de workflow, telle que Trello, nécessite l’intervention collaborative des utilisateurs pour faire avancer le processus. Pour l’automatiser, il est nécessaire de passer par un outil global de BPM ou de gestion des processus métiers. L’utilisation d’un moteur de workflow permet d’automatiser les prises de décision grâce à des paramètres prédéfinis.
L’automatisation implique un fonctionnement autonome de l’activité. Les flux de données et d’informations sont gérés de manière efficace, et permettent une meilleure productivité. Le recours à un logiciel d’automatisation permet de fluidifier les processus répétitifs de manière partielle ou totale. On distingue alors 3 niveaux d’autonomisation. La première est cognitive : il s’agit de méthodes de travail et de processus de réflexion adoptés pour le traitement de processus répétitifs. Le deuxième niveau est celui des modèles, pour tous les types de documents ou de projet. Ces modèles serviront ensuite comme bases. Enfin, le troisième niveau est l’autonomisation d’un logiciel autrement utilisé par un humain.
Cette autonomisation du workflow tend à l’uniformisation et à la standardisation des processus de travail. Elle rend le travail des collaborateurs est plus facile à quantifier, à évaluer et donc à améliorer.
