Gérez simplement vos notes de frais avec Expensya !

Expensya est une application simple d’utilisation, qui permet de centraliser en quelques clics la gestion des notes de frais.

Ses nombreuses options lui permettent de s’adapter à toutes les fonctions de l’entreprise : Expensya peut en effet être utilisé très simplement par les salariés ; la solution est adaptée au comptable, aux chefs de projets ou encore aux managers, aux vérificateur …

La gestion des notes de frais 

Lorsqu’un salarié effectue des dépenses pour le compte de l’entreprise, celles-ci doivent être saisies selon des critères bien précis ; en cas de contrôle Urssaf, les responsables comptables devront produire des documents permettant de justifier le remboursement effectué au salarié.

L’application de note de frais Expensya permet de simplifier considérablement le suivi comptable.

Les dépenses engagées dans ce cadre, dites notes de frais, peuvent être catégorisées en plusieurs parties. On distingue notamment :

• Les frais de restauration : si les salariés sont amenés à prendre leur repas en dehors de leur domicile, ils peuvent être remboursés à hauteur de 17,5€/repas. On débite en hors taxe le compte 6256 (HT), et le compte 44566 (TVA) ; On crédite en retour le compte 401.
• Les frais de représentation se déclenchent lorsque des salariés, amenés par leurs fonctions à rencontrer beaucoup de clients et de fournisseurs, doivent faire régulièrement à des dépenses dans ce cadre : repas avec les clients, parkings payants …

A noter que l’entreprise ne doit pas payer de cotisations sociales sur ce montant et que ces frais ne sont pas imposables.

• Les frais de déplacement : attention, ces frais ne comprennent pas le trajet domicile/ travail mais les déplacements réalisés dans le cadre d’une mission : par exemple, les déplacements d’un commercial.
• Les frais de déplacement « simples » (billets de train, métro, avion, frais de taxi )… doivent être débités en compte 6251 (« voyages et déplacement ») et crédités en compte 512.
• Les frais de déplacement avec repas, hôtel …sont tous regroupés sous un seul compte : C’est le compte 6256 qui est débité (« mission »), et le compte 512 qui sera crédité.
• Frais de stationnement : le compte 6251 (frais de transports) peut être débité s’il s’agit d’un déplacement provisoire. S’il s’agit de la location régulière d’une place de parking, il sera débité en compte 6135.

Expensya, un outil de simplification des notes de frais

Expensya est un outil indispensable pour simplifier la gestion des notes de frais au quotidien :

Ses trois fonctionnalités principales apportent un véritable soutien à tous les niveaux de l’entreprise.

• L’archivage à valeur probante : toute note de frais intégrée dans Expensya a valeur probante ; en cas de contrôle URSSAF, les documents numérisés dans l’application font office de notes de frais.
• La reconnaissance automatique des factures : le système d’intelligence artificielle de l’application permet de saisir les factures en extrayant les données les plus pertinentes.
• L’application accessible partout : le cloud permet d’avoir accès à l’application d’un simple clic depuis n’importe quel téléphone portable ou ordinateur. Une solution simple pour ne pas multiplier les documents papier et pour gérer ses notes de frais en temps et en heure.

Expensya propose en outre de nombreuses fonctionnalités annexes qui se révèlent très pratiques au fil de l’eau.

On peut notamment citer la conversion des devises étrangères, qui simplifie considérablement la gestion des notes de frais depuis l’étranger.

La gestion per die est également appréciée des entreprises qui favorisent un remboursement forfaitaire.