Si vous désirez déménager vos archives, plusieurs solutions s’offrent à vous. L’externalisation en fait partie. Elle consiste à passer un accord avec un fournisseur de service pour faire transférer tout ou partie d’une organisation ou d’un service vers un lieu distant. La finalité de cette démarche étant de réduire les coûts de gestion et d’augmenter la compétitivité de l’entreprise.
Des opportunités à saisir ?
L’externalisation des archives devient un véritable atout pour les entreprises désirant confier leurs archives à des fins économiques et pratiques. En effet, les manques de temps, de personnel, et de place ne sont plus à considérer comme des contraintes insurmontables mais bien comme des opportunités de changement et de restructuration à saisir. Penser à externaliser vos archives c’est aussi et surtout mettre en œuvre une nouvelle stratégie de gestion de l’archivage davantage axée sur de réels enjeux à relever. Le fait de stocker une partie ou la totalité des archives, par exemple, entraîne une libération d’espace pouvant dès lors être réutilise en un nouvel espace de bureau consacré au bon fonctionnement de l’entreprise et au développement de son activité et productivité.
Dans ce cadre d’optimisation de la rentabilité, il est vivement conseillé de faire appel à une société spécialisée dans l’externalisation des archives, telle que l’entreprise experte en archivage physique Arcalys. Son expertise et son expérience terrain accompagne les chefs d’entreprise publique ou privée dans leur démarche de réaménagement de leurs locaux de manière efficace.
Lire à ce sujet : Déménagement des archives de l’entreprise : quelles sont les bonnes questions à se poser ?
Voir l’entrepôt de la société d’archivage Arcalys, totalement dédié aux archives.
Quels sont vos besoins ?
Le choix du prestataire externe spécialisé dans la gestion et l’externalisation des archives va dépendre essentiellement de la nature et l’étendue de vos besoins. Il est capital pour vous de les évaluer pour être en mesure de bénéficier pleinement des services de prise en charge du fonds d’archive confié à la société de tiers archivage choisie. Sachant que cet accompagnement demande, pour être efficace et complet, une mise en œuvre de solutions globales et une mise à disposition de moyens techniques appropriés et personnalisés.
Quels sont les avantages de l’externalisation des archives ?
L’externalisation est une alternative efficace pour un coût de gestion avantageux, qu’il serait vraiment dommage de ne pas en profiter. Surtout si vous souhaitez déménager et que le transfert des archives sensibles et confidentielles reste une mission délicate à gérer. Un tier archiveur compétent vous garantira :
- Un accompagnement en amont de votre déménagement, avec une préparation matérielle du fonds de vos archives ainsi que son suivi (tri, élimination, classement, conditionnement de vos archives)
- Une sécurisation de tous vos documents d’archives à externaliser dans un local adapté et dédié à leur conservation sécurisée (incendies, intrusions, vols, dégradations…)
- Une facilité d’accès de l’ensemble de vos documents archivés
- Une protection renforcée de la confidentialité des archives par la mise en place d’accès et d’autorisations individuelles et sécurisées
L’efficacité d’une politique d’externalisation dépend en majeur partie du choix du prestataire, devant par conséquent être compétent et adapté à votre type d’organisation comme à votre gestion d’archivage existante. Un travail de réflexion et d’organisation est requis pour pouvoir répondre pleinement à toutes les exigences clients et à leurs problématiques de gestion d’archives qui en découlent.
Voir comment se passe le déménagement d’archives d’une ville telle que Nancy :
