Les chefs de projet et les managers sont de plus en plus exposés au multitasking. Ce dernier se traduit par le fait de devoir gérer plusieurs projets à la fois. Lorsqu’il s’agit de travailler sur un seul projet, il parait simple de prioriser, de planifier et de gérer les équipes ou le programme. En revanche, assurer le contrôle de plusieurs projets n’est pas chose simple. Cela nécessite notamment des prises de décision rapides. Pour vous aider, voici des méthodes efficaces pour optimiser le management de plusieurs projets.
Définissez les objectifs, les plans et les processus dès le début des projets
Lorsque le pilotage des projets ne suit pas le même processus de planification, vous êtes enclin à les gérer différemment. En conséquence, vous constatez des livrables incohérents, des pertes de temps à chaque mise en place de processus, ainsi qu’un risque de négliger certaines informations.
Pour optimiser le management de plusieurs projets, il faut donc définir le plan, le processus et les responsabilités de chaque équipe dès le début. Vous devez plus concrètement fixer chaque objectif, et désigner les responsables de chaque étape. Veillez également à trouver du temps pour les feedbacks et les approbations, afin de mettre au courant votre équipe et collecter les informations importantes.
Vous devez ensuite clarifier les processus et les responsabilités au niveau de votre programme. Un logiciel PPM vous aidera à fixer des objectifs d’équipe et à travailler sur les sujets qui permettent de les atteindre. D’autre part, les objectifs de projet permettent aux équipes d’atteindre leurs propres buts.
Comment choisir un bon outil PPM pour gérer vos projets ?
Un outil PPM ou Project Portfolio Management est un logiciel permettant aux chefs de projet de piloter étape par étape des projets. Il considère les ressources et les retombées potentielles de l’entreprise. Pour bien choisir l’outil PPM, vous devez prendre en compte quelques critères. Vous trouverez par exemple sur cette page un outil PPM performant pour piloter votre portefeuille de projet.
Gérez le portefeuille de projet avec un logiciel
En plus de vous aider à gérer les projets, l’outil PPM doit vous permettre d’évaluer et d’optimiser le portefeuille de projet. Il doit donc vous aider à anticiper les besoins en gestion de portefeuilles.
Optimisez les ressources
Pour mener à bien un projet, il est essentiel d’optimiser les ressources et de bien gérer leurs charges. Le bon outil PPM doit donc vous aider à gérer les affectations et ajustements. Il doit vous permettre de suivre la progression de chaque acteur sur chaque projet.
Calculez les risques du projet
Il est essentiel de choisir un outil PPM qui vous aide à analyser et à suivre les risques de chaque étape d’un projet. Renforcer le suivi est en effet une mesure indispensable pour gérer des projets, surtout à l’heure actuelle.
Choisissez un outil qui propose un reporting complet
Optez pour un outil PPM qui réalise des rapports automatiques, faciles à comprendre et évolutifs. Cette fonctionnalité indispensable vous fait gagner du temps pour gérer vos projets. Vous serez en mesure de tenir rapidement la direction générale au courant sur la progression des activités. Cela vous facilitera également la tâche lorsque vous devrez présenter votre projet à des partenaires ou investisseurs.
Priorisez les taches utiles à vos objectifs
Lorsque vous commencez à avoir de nombreux projets à gérer, il devient vite difficile de choisir le ou les projets à traiter en priorité. Bien qu’il semble souhaitable de gérer les projets les plus faciles en premier, nous vous conseillons un ordre de priorité qui considère l’influence des projets sur les objectifs de l’entreprise. Il est en effet essentiel d’établir des priorités stratégiques.
Supposons que votre équipe travaille sur 4 lancements de produits en même temps. Ces derniers présentent des similarités, aussi bien au niveau des efforts à produire, qu’au niveau de la quantité de travail. L’un d’eux a cependant plus de chances d’attirer de nouveaux clients, tandis qu’un autre produit aura plus d’effet sur la fidélisation et la satisfaction du client. Dans ce cas, il faut mobiliser tout le personnel nécessaire sur le second produit, puisque la valeur vie client reste la priorité absolue de l’entreprise.
N’hésitez pas à vous former au métier de chef projet digital pour être véritablement capable de mener à bien plusieurs dossiers en même temps.
Ajustez les calendriers de projets
Des dates de début de projet mal coordonnées risquent de surcharger les employés et de bloquer certaines tâches. Des projets pourraient même dégénérer et prendre du retard. Pour éviter un tel désagrément, vous devez planifier et coordonner le travail de chaque équipe tout en considérant le programme dans son ensemble. Nous vous conseillons donc :
- d’échelonner les dates de début et les échéances similaires (cela vous évitera de terminer les jalons de plusieurs projets en même temps),
- de considérer l’interdépendance des projets,
- de regrouper les tâches similaires que vous devez réaliser pour des projets différents.
Vous devez vous assurer de les réaliser à temps pour faire avancer tous les projets. Un bon timing constitue donc un élément crucial pour bien gérer plusieurs projets en même temps et optimiser la productivité de votre équipe.
