Le stagiaire est souvent perçu comme la personne chargée de préparer le café et de faire les photocopies dans une entreprise. Mais ceci est loin de refléter son véritable statut. En réalité, c’est quelqu’un qui fait ses premiers pas dans le milieu professionnel et qui peut apporter une plus-value considérable à votre entreprise. Il est donc important de l’accueillir au mieux afin qu’il se sente à l’aise et qu’il soit surtout productif.
Proposer une location meublée
La question de l’hébergement est souvent une grande préoccupation qui, malheureusement, impacte souvent sur la productivité et la motivation du travailleur. Face à cela, l’un des meilleurs moyens de rendre vos stagiaires opérationnels est de leur trouver des logements confortables.
Alors, en tant que dirigeant, pensez à proposer une location longue durée à votre stagiaire afin de le mettre dans de bonnes conditions. C’est une façon de montrer que vous vous souciez de son bien-être et de son confort. De plus, cela constitue une excellente manière de contribuer à la responsabilité Sociale de votre Entreprise (RSE) et un beau geste pour accueillir un stagiaire. Par ailleurs, la location longue durée est une alternative plus économique comparée aux apparts-hôtels et aux hôtels. Vous pouvez solliciter les services d’experts en immobilier locatif comme Lokizi, pour obtenir des propositions de logement adaptées aux besoins de votre stagiaire en toute sérénité.
Assigner un tuteur au stagiaire
En dehors de l’hébergement, il est également essentiel de trouver au stagiaire un bon tuteur au sein de l’entreprise. Il ne s’agit pas de désigner au hasard un employé, mais de choisir une personne suffisamment pédagogue et qui dispose d’une grande expertise. Dans cette même optique, le tuteur doit être capable de faire preuve de disponibilité et de patience vis-à-vis d’une personne encore inexpérimentée. De plus, plus qu’un accompagnateur administratif, il devra aussi être un conseiller et un motivateur au quotidien.
Une fois que vous avez désigné un tuteur, il faudra lui rappeler les règles à respecter pour le bon déroulement du stage. Par exemple, des obligations de production ne doivent pas être imposées au stagiaire et celui-ci ne doit pas faire l’objet de sanctions en cas d’erreur. De même, il doit y avoir une parfaite conformité entre les missions qui lui sont assignées et celles qui ont été définies dans la convention de stage.
Préparer son arrivée
Pour bien accueillir un stagiaire, il est essentiel de lui faire ressentir qu’il est attendu au sein de l’entreprise. Cela le mettra plus à l’aise et il se sentira ainsi plus considéré. En ce sens, la première chose que vous devrez faire est d’informer les collaborateurs de son arrivée afin d’éviter les effets de surprise lors des présentations.
Il faudra aussi veiller à ce que le poste de travail du nouveau venu soit bien aménagé à son arrivée. Tout doit être en place : ordinateur, fournitures de bureau, meubles… Par ailleurs, le mobilier de bureau doit être confortable, sécurisé et adapté afin de le rendre plus productif. Il est important d’éviter d’attendre qu’il soit sur place pour lui trouver un espace de travail, car il pourrait se sentir rapidement gêné.
Consacrer une journée pour présenter l’entreprise au stagiaire
Avant de commencer son stage, il est impératif pour le stagiaire de mieux connaître l’entreprise ainsi que son fonctionnement. Donc, bien accueillir un stagiaire, c’est aussi prendre le temps de lui expliquer les valeurs ainsi que les règles de l’entreprise. En ce qui concerne ces dernières, elles doivent être explicites afin d’éviter tout malentendu. En effet, en tant que novice, le stagiaire manque d’expérience professionnelle. De ce fait, il peut avoir beaucoup de mal à appréhender le monde du travail. C’est pourquoi vous devez prendre le soin de bien détailler les réglementations.
En plus des missions qui l’attendent et du règlement intérieur, le stagiaire doit aussi comprendre les valeurs de l’entreprise. Il s’agit entre autres des modes de communication, du vocabulaire, du contexte social et économique de l’entreprise et de la culture client. Aussi, faites-lui visiter l’ensemble des départements de la société et expliquez-lui l’importance de chacun d’eux.
Concevoir un livret d’accueil pour stagiaire
La journée de présentation sera certes d’une grande utilité pour le stagiaire, mais pas assez suffisante pour lui donner une vision globale de l’entreprise. Il ne peut pas tout retenir en un seul jour. Donc, afin de lui permettre de maîtriser progressivement la démarche de l’entreprise et de s’adapter au mieux, il est recommandé de lui fournir un livret d’accueil. Il pourra ainsi le consulter à tout moment et n’aura plus besoin de toujours se tourner vers vous. Vous pouvez le lui remettre à son arrivée ou un peu plus tard. Le livret d’accueil comprendra diverses informations :
- La présentation de l’entreprise (historique, missions, chiffres clés, enjeux…),
- Les informations pratiques (les heures de travail, les personnes à contacter en cas d’absence, les informations relatives à la restauration…),
- Les consignes de sécurité et le règlement intérieur.
Organiser quelque chose de spécial pour faciliter son intégration
Il est aussi envisageable d’organiser un évènement chaleureux pour l’arrivée du stagiaire.
Un pot d’arrivée
C’est un excellent moyen d’accueillir les nouveaux venus et de les intégrer facilement à votre entreprise. L’organisation d’un pot d’arrivée n’est pas du tout compliquée : il suffit de commander des petits fours et quelques bouteilles afin de créer un petit moment convivial. Votre stagiaire saura certainement l’apprécier.
Le team building ou un afterwork
Vous pouvez aussi organiser un team building pour accueillir votre stagiaire. Ce sera l’occasion de renforcer la cohésion des équipes et de mieux intégrer le nouvel arrivant. Celui-ci pourra alors partager des moments avec les équipes en prenant part aux activités. Il vivra aussi une toute nouvelle expérience et se familiarisera plus rapidement à son environnement de travail. L’afterwork est aussi une option intéressante pour recevoir votre stagiaire, il permet de réunir l’ensemble des salariés et le dirigeant. Cet évènement peut être organisé au sein de l’entreprise, dans un bar, un restaurant ou un autre endroit de votre choix. Si vous optez pour un endroit assez spécial, veillez à faire votre réservation à l’avance.
L’arrivée d’un nouveau stagiaire est un évènement important dans la vie d’une entreprise. C’est le moment de participer à la formation d’un nouveau professionnel et de gagner peut-être à la fin un employé exceptionnel. Vous devez donc faire au mieux afin de lui assurer un bon accueil et de bonnes conditions de vie et de travail.
