Les appels téléphoniques jouent un rôle important dans la vie d’une entreprise. La bonne gestion des appels peut être un facteur de réussite. Le service vocal intelligent apporte beaucoup dans ce domaine. Qu’est-ce qu’un serveur vocal intelligent ? À quoi sert-il ? Les réponses dans cet article.
Qu’est-ce qu’un serveur vocal intelligent ?
Le serveur vocal est une voix préenregistrée que vous entendez lorsque vous effectuez un appel vers un numéro standard. On le qualifie d’intelligent ou d’interactif lorsqu’il vous donne la possibilité de créer une communication à double sens, il permet alors d’orienter l’appelant ou de traiter un appel. Vous trouverez sur ce site des solutions sur mesure pour optimiser votre serveur vocal intelligent. Le service vocal interactif fonctionne grâce à un logiciel, et c’est ce dernier qui permet d’effectuer les tâches demandées par l’utilisateur par sélection de touches ou par reconnaissance vocale. Ainsi, vous devez paramétrer et programmer votre logiciel en fonction de son utilisation.
Comment fonctionne un service vocal intelligent ?
En général, lorsque vous vous servez d’un service vocal interactif, vos correspondants doivent sélectionner des options en appuyant sur les touches de leur téléphone. Lorsque l’un de vos clients appuie sur une touche, précédemment indiquée par une vois enregistrée, lors de son appel, cela déclenche automatiquement l’envoi d’une tonalité DTMF (Dual Tone Multi-Frequency) au système hôte. Ce dernier va à son tour sélectionner la réponse appropriée en fonction de la touche actionnée. Par la suite, votre correspondant sera guidé vers une succession de services de plus en plus précis, jusqu’à obtenir la réponse automatique qu’il attend, ou jusqu’à entrer en contact avec un conseiller.
À quoi sert un serveur vocal intelligent ?
Un serveur vocal interactif facilite surtout la gestion des appels. En effet, il permet la bonne organisation des appels entrants et sortants. Grâce à l’évolution de la technologie, le service vocal interactif peut même vous permettre d’émettre des appels et d’envoyer des messages. Compte tenu de ses fonctions et du fait qu’il peut gérer un volume important d’appels, le service vocal intelligent peut être d’une grande aide pour les centres d’appels, car il permet de contrôler l’activité de votre service client en temps réel. Mieux encore, vous pourrez évaluer la performance de vos employés grâce à l’avis des utilisateurs, l’enregistrement des échanges, ou encore la mesure du temps d’appel.
Vous êtes un téléprospecteur ? L’utilisation d’un service vocal interactif peut améliorer le rendement et la qualité de votre service, et même les banques et les aéroports peuvent s’en servir, pour organiser au mieux les vols par exemple.
Quels sont les avantages d’un serveur vocal intelligent ?
Quel que soit votre domaine d’activité, l’utilisation d’un service vocal intelligent peut :
- Réduire vos coûts opérationnels, car ce service peut faire le travail de plusieurs agents et réceptionnistes. En plus de cela, il permet de traiter plusieurs appels en même temps.
- Améliorer votre service d’accueil parce que les appels de vos correspondants seront traités 24 h sur 24 et 7 j sur 7.
- Diminuer le temps d’attente de vos correspondants étant donné qu’ils sont automatiquement et immédiatement redirigés vers les services qu’ils demandent.
Le service vocal interactif offre donc beaucoup d’avantages en allégeant vos tâches. Toutefois, sa programmation et son paramétrage ne doivent pas être pris à la légère. Sinon, vos appelants risquent d’être mal dirigés.
